Vom Lieferantendokument zur unterschriebenen Erklärung

So funktioniert es

Vier Schritte, ein konkretes Beispiel und alles, was dabei auf dem Bildschirm zu sehen ist. Keine Marketing-Screenshots – unten steht derselbe Inhalt, den die App auf Ihren eigenen Daten zeigt.

01
Sie laden das Dokument des Lieferanten hoch
02
Sie zerlegen die Verpackung in Komponenten
03
Sie sehen, was die Erklärung blockiert
04
Sie stellen die Erklärung aus

Das durchgehende Beispiel

Faltkarton, 320 g, drei Komponenten

Durch alle vier Schritte führen wir eine Verpackung: einen Faltkarton für den Versand, 300 × 200 × 150 mm, Stückmasse 320 Gramm. Auflage 8 000 Stück im Jahr, Verkauf nach Polen, Deutschland und Tschechien. Drei Komponenten, drei Lieferanten, drei verschiedene Nachweisstände – genau so sieht das in der Praxis aus.

Verpackung: Faltkarton 300 × 200 × 150 mm
Stückmasse: 320,0 g
Komponenten: Karton, Farbe, Klebstoff
Rolle in der Lieferkette: Verpackt eigene Waren

Schritt 1

Sie laden das Dokument des Lieferanten hoch

PDF, Scan oder Foto vom Telefon. Das Modell liest das Dokument und zieht daraus die Daten, die die Erklärung braucht: wen es betrifft, was es betrifft, von wann es stammt und welche Werte darin stehen.

Was Sie hochladen: Eine Konformitätsbescheinigung, einen Prüfbericht, ein technisches Datenblatt oder eine Materialerklärung. Eine Datei je Material, ohne Umbenennen und ohne irgendetwas in eine Tabelle abzutippen.
Was das System daraus zieht: Nummer und Datum des Dokuments, den Lieferanten, die Chargen- oder Schmelzennummer, die Konzentrationen der Elemente und den Geltungsbereich des Dokuments. Jeder ausgelesene Wert hat einen Verweis auf die Stelle in der Datei, Sie können ihn also prüfen, ohne das Original zu öffnen.

Ein leeres Feld bleibt leer. Hat der Lieferant Quecksilber nicht angegeben, steht in den Stammdaten „keine Angabe“ und nicht null – das sind zwei völlig verschiedene Informationen, und nur eine davon erlaubt es, eine vollständige Erklärung zu unterschreiben.

Aus dem Dokument ausgelesen

bescheinigung-karton-2026.pdf

PDF · 240 kB · hochgeladen 12.05.2026

Lieferant: Kartonlieferant (PL)
Dokumentnummer: OZ-2026-0431
Ausstellungsdatum: 04.03.2026
Charge: A-7741
Blei (Pb): < 5 mg/kg
Cadmium (Cd): < 1 mg/kg
Chrom VI: nicht nachgewiesen
Quecksilber (Hg): keine Angabe

Feld im Ausgangsdokument leer

Schritt 2

Sie zerlegen die Verpackung in Komponenten

Die Erklärung beruht auf Massen. Sie tragen ein, woraus die Verpackung besteht und wie viel jedes Teil wiegt – den Rest rechnet die App selbst, und bei jeder Änderung von Neuem.

Was Sie eintragen: Komponente, Material und Masse in Gramm. Beim Karton: die Schachtel aus Wellpappe, die Bedruckung, die Verklebung. Beim Set: dazu Etikett, Klebeband und Polstermaterial, wenn sie zusammen mit dem Produkt gehen.
Was das System daraus berechnet: Die Massenbilanz und den Prozentanteil jedes Materials, mit offen ausgewiesener Rundung. Die Summe der Komponenten muss zur Masse der Verpackung passen – passt sie nicht, zeigt die App die Differenz, statt sie stillschweigend zu schlucken.

Die Anteile gehen genau so ins Dokument, wie sie aus den Massen herauskommen. Niemand tippt von Hand „ungefähr 87 Prozent Karton“ ein.

Komponenten der VerpackungAnteil

Schachtel279,7 g
Wellpappe E-Welle87,4 %
Bedruckung29,1 g
Flexodruckfarbe9,1 %
Verklebung11,2 g
EVA-Schmelzklebstoff3,5 %

Gesamt320,0 g · 100,0 %

Massenbilanz stimmt mit der Masse der Verpackung überein

Schritt 3

Sie sehen, was die Erklärung blockiert

Die Lücken sind nach Massenanteil geordnet, nicht nach dem Datum, an dem sie hinzukamen. Zuerst das, was am schwersten wiegt, denn davon hängt das Ergebnis des Dokuments ab – ein fehlender Nachweis für 87 Prozent der Masse ist eine völlig andere Lage als ein fehlender Nachweis für 3 Prozent.

Was Sie sehen: Drei Zustände je Material: Nachweis bestätigt, Nachweis unvollständig, Nachweis fehlt. Beim unvollständigen steht dabei, was genau fehlt – zum Beispiel, dass die Bescheinigung Quecksilber nicht abdeckt.
Was Sie in die Hand bekommen: Ein fertiges Anschreiben an den konkreten Lieferanten, mit Materialbezeichnung, Artikelnummer und einer Liste der fehlenden Positionen. Sie schicken es aus Ihrem eigenen Postfach – die App nimmt keinen Kontakt zu Ihren Lieferanten auf.

In diesem Beispiel haben 12,6 Prozent der Verpackungsmasse keinen vollständigen Nachweis. Das blockiert das Dokument nicht – es führt dazu, dass es unter Vorbehalt ergeht.

Stand der Nachweisesortiert nach Massenanteil

Wellpappe E-Welle87,4 %
Nachweis bestätigt
Bescheinigung OZ-2026-0431 vom 04.03.2026 deckt alle vier Elemente ab
Flexodruckfarbe9,1 %
Nachweis unvollständig
Die Bescheinigung deckt Quecksilber nicht ab – Ergänzung anfordern
Anfrage an den Lieferanten senden →
EVA-Schmelzklebstoff3,5 %
Nachweis fehlt
Anfrage am 12.05.2026 gesendet, der Lieferant hat nicht geantwortet
Anfrage an den Lieferanten senden →

12,6 % der Masse ohne vollständigen Nachweis → Erklärung unter Vorbehalt

Schritt 4

Sie stellen die Erklärung aus

Das Dokument entsteht aus den Stammdaten, nicht aus einer Vorlage zum Ausfüllen. Sie sehen es live während der Arbeit – mit dem Vermerk „ENTWURF“, solange Sie es nicht ausstellen.

Was Sie unterschreiben: Eine Erklärung mit Nummer, Datum, den Angaben zum Inverkehrbringer, der Beschreibung der Verpackung, den Materialanteilen und dem Verzeichnis der Nachweise, auf denen sie beruht. Fehlt ein Nachweis – mit dokumentierter Begründung, warum sie unter Vorbehalt ergeht.
Was Sie dazubekommen: Die technischen Unterlagen, die SHA-256-Prüfsumme der Datei und eine Momentaufnahme der Daten vom Tag der Unterschrift. Sprachfassungen derselben Erklärung sind im Preis des Dokuments enthalten – ein Kunde in Frankreich bekommt denselben Inhalt auf Französisch.

Eine ausgestellte Erklärung lässt sich nicht bearbeiten. Eine Korrektur ist eine neue Fassung, und die vorherige bleibt mit Datum im Archiv – denn bei einer Kontrolle zählt, was Sie damals unterschrieben haben, nicht was Sie heute wissen.

Konformitätserklärung

Nr. DZ/2026/0007 · Ausstellungsdatum: 12.05.2026

Unter Vorbehalt

Inverkehrbringer: [Firmenname aus den Stammdaten]
Verpackung: Faltkarton 300 × 200 × 150 mm, 320,0 g
Rechtsgrundlage: Verordnung (EU) 2025/40, Art. 5

Der im Dokument festgehaltene Vorbehalt

Für die Komponente „Verklebung“ (EVA-Schmelzklebstoff, 3,5 % der Verpackungsmasse) lag am Tag der Ausstellung kein Nachweis des Lieferanten vor. In diesem Umfang ergeht die Erklärung unter Vorbehalt. Die Anfrage nach dem Dokument wurde am 12.05.2026 gesendet.

Sprachfassungen im Preis des Dokuments enthalten

SHA-256 · 9f2c…d41a

Was die App nicht tut

Die Grenzen des Werkzeugs

Sie unterschreibt nicht für Sie
Die Erklärung unterschreibt eine bevollmächtigte Person beim Inverkehrbringer. Die App bereitet das Dokument vor und zeigt, worauf es beruht – die Entscheidung treffen Sie.
Sie rät keine Werte
Wenn ein Nachweis fehlt, steht im Dokument, dass er fehlt. Die App ergänzt einen fehlenden Messwert nicht mit dem typischen Wert für das Material und rundet nicht zu Ihren Gunsten.
Sie garantiert keine Konformität
Das kann kein Werkzeug, denn die Konformität hängt vom tatsächlichen Zustand ab und nicht vom Dokument. Die App steht dafür ein, dass das Dokument auf Daten beruht, die Sie tatsächlich haben.

Gehen Sie diese vier Schritte an Ihrer eigenen Verpackung durch

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