Zásady ochrany osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost FEEGRID sp. z o.o. se sídlem v Lublinu, ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin, Polsko, zapsaná v rejstříku podnikatelů polského Národního soudního rejstříku (KRS) pod číslem 0001206934, daňové identifikační číslo (NIP) 9462760804, REGON 543308312.

Ve všech záležitostech týkajících se osobních údajů lze psát na adresu kontakt@ppwr24.eu.

Osobní údaje obsažené v dokumentech a datech, které zákazník zadává do aplikace — například údaje osob uvedených v dokumentech dodavatelů — zpracovává FEEGRID jménem zákazníka, jako zpracovatel, na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Správcem těchto údajů je zákazník a žádosti týkající se těchto údajů je třeba směřovat na něj.

Údaje účtu

e-mailová adresa, jméno, iniciály, heslo v podobě kryptografického otisku, jazyk rozhraní, datum posledního přihlášení a role ve firmě.

Údaje firmy

název, adresa, daňové identifikační číslo, číslo v registru BDO, e-mailová adresa a telefon firmy, jméno a funkce osoby podepisující prohlášení.

Údaje objednávky

název firmy, adresa, daňové identifikační číslo nebo DIČ pro účely DPH v EU, e-mailová adresa, volitelně telefon. Údaje o kartě zadáváte přímo poskytovateli plateb.

Dokumenty nahrané uživatelem

soubory od dodavatelů — prohlášení, protokoly o zkouškách, technické listy — spolu s údaji z nich načtenými.

Údaje kartotéky

údaje o obalech, komponentách, materiálech, hmotnostech, dodavatelích a odběratelích zadané uživatelem.

Konverzace s asistentem

otázky položené asistentovi v aplikaci a jeho odpovědi.

Protokol událostí

přihlášení, včetně neúspěšných, spolu s IP adresou; schválení údajů načtených z dokumentů; vystavení prohlášení; změny oprávnění; exporty a operace se soubory.

Formuláře webu

údaje z kontaktního formuláře, ze žádosti o nabídku, ze zprávy o kontrole prohlášení a z objednávky spolu se záznamem prohlášení a souhlasů v nich učiněných.

Dokumenty nahrávané do aplikace se týkají obalových materiálů a zpravidla neobsahují osobní údaje kromě kontaktních údajů osob zastupujících dodavatele. Nežádáme o údaje zvláštních kategorií a tyto údaje by se neměly nahrávat.

Poskytování služby

vedení účtu a kartotéky, načítání údajů z dokumentů, vystavování dokumentů — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, plnění smlouvy.

Objednávka a platba

uzavření smlouvy, vyřízení objednávky a platby — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Vyúčtování a faktury

vystavování a uchovávání účetních dokladů — čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, právní povinnost.

Odpověď na zprávu a kontakt, o který žádáte

kontaktní formulář, žádost o nabídku, zpráva o kontrole prohlášení — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR v rozsahu opatření přijatých před uzavřením smlouvy a v ostatním rozsahu čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tedy oprávněný zájem spočívající v odpovědi na zprávu a doložení kontaktu.

Obchodní sdělení

pouze pokud zaškrtnete samostatný souhlas — čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR ve spojení s čl. 398 polského zákona o elektronických komunikacích (Prawo komunikacji elektronicznej).

Prokazatelnost souladu

uchovávání záznamu učiněných prohlášení a udělených souhlasů — čl. 6 odst. 1 písm. c) a f) GDPR.

Bezpečnost

protokol událostí, zálohy, omezování počtu pokusů o přihlášení a podání z formulářů — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Uplatňování nároků

určení, uplatňování a obhajoba nároků — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Poskytnutí údajů je dobrovolné, ale nezbytné pro uzavření smlouvy a používání aplikace. Bez údajů firmy nelze prohlášení vystavit, protože se dostávají přímo na dokument. Souhlas se zasíláním obchodních sdělení můžete kdykoli odvolat zprávou na adresu kontakt@ppwr24.eu; odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.

Databáze aplikace, nahrané dokumenty a zálohy jsou uchovávány na serveru, na kterém běží aplikace a web.

K doplnění[K DOPLNĚNÍ: subjekt poskytující server a stát, ve kterém se server nachází]

Obsah dokumentů předávaných k automatickému načtení a otázky kladené asistentovi zpracovává poskytovatel jazykových modelů — OpenAI. To může znamenat zpracování údajů mimo Evropský hospodářský prostor, včetně Spojených států.

K doplnění[K DOPLNĚNÍ: základ pro předání údajů mimo EHP vyplývající ze smlouvy s poskytovatelem modelů (čl. 44–49 GDPR)]

Poskytovatel plateb Stripe může zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor za podmínek popsaných v jeho zásadách ochrany osobních údajů.

Údaje předáváme výhradně subjektům, které potřebujeme k poskytování služby:

Poskytovatel jazykových modelů

OpenAI — automatické načítání údajů z nahraných dokumentů (text dokumentu nebo obrázky jeho stran) a odpovědi asistenta v aplikaci (text otázky, poslední zprávy konverzace a přehled stavu kartotéky bez názvů obalů a materiálů).

Poskytovatel plateb

Stripe Payments Europe, Ltd. — vyřizování plateb a faktur za objednávky podané na webu. Ve vztahu k transakčním údajům vyžadovaným předpisy o platebních službách je Stripe samostatným správcem.

Poskytovatel serveru

provoz serveru, na kterém běží aplikace a web, včetně záloh.

Vyřizování zpráv

nástroj, do kterého přicházejí zprávy odeslané přes formuláře webu, a poskytovatel e-mailových služeb.

K doplnění[K DOPLNĚNÍ: názvy poskytovatele serveru, nástroje pro vyřizování zpráv a poskytovatele e-mailových služeb spolu s místem zpracování]

Údaje mohou být zpřístupněny orgánům veřejné moci výhradně tehdy, vyplývá-li to z právní povinnosti, a v rozsahu žádosti opřené o právní základ.

FEEGRID nepoužívá dokumenty ani údaje zadané do aplikace k trénování ani k dolaďování modelů umělé inteligence. Dokumenty nejsou zpřístupňovány jiným zákazníkům.

Obsah dokumentu se zpracovává automaticky proto, aby se z něj načetlo číslo, datum, označení materiálu a hodnoty koncentrací. Výsledek načtení je návrhem: do kartotéky se dostanou pouze hodnoty schválené uživatelem, každá s odkazem na místo ve zdrojovém dokumentu, a samotné schválení se zaznamenává do protokolu událostí.

K doplnění[K DOPLNĚNÍ: doba uchovávání předaného obsahu na straně poskytovatele modelů a vyloučení jeho použití k trénování — k potvrzení ve smlouvě s OpenAI]

Údaje účtu, firmy a kartotéky, dokumenty a konverzace s asistentem

po dobu využívání služby a po skončení smlouvy až do jejich smazání na žádost zákazníka. Aplikace tyto údaje automaticky nemaže.

Vystavená prohlášení

po dobu uchovávání údajů firmy. Vystavené prohlášení nelze v aplikaci změnit ani smazat, protože představuje záznam obsahu podepsaného dokumentu. Prohlášení a technickou dokumentaci je třeba uchovávat podle požadavků nařízení.

Protokol událostí

po dobu uchovávání údajů firmy, které se týká.

Zúčtovací údaje a faktury

5 let počítaných od konce kalendářního roku, ve kterém uplynula lhůta splatnosti daně.

Zprávy z formulářů a korespondence

až 24 měsíců od poslední zprávy ve věci.

Záznam prohlášení a souhlasů

po dobu trvání smlouvy nebo platnosti souhlasu a po jeho odvolání nebo skončení smlouvy až do uplynutí promlčecí lhůty nároků.

Zálohy

až 30 dnů.

Ve vztahu k osobním údajům, jejichž jsme správcem, vám náleží následující práva:

• právo na přístup k údajům a na získání jejich kopie;
• právo na opravu nesprávných údajů a doplnění neúplných;
• právo na výmaz údajů, pokud tomu nebrání právní povinnost, například uchovávání faktur;
• právo na omezení zpracování;
• právo na přenositelnost údajů — v aplikaci je k dispozici export údajů kartotéky do souborů CSV a prohlášení do souborů PDF;
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• právo kdykoli odvolat souhlas, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním;
• právo podat stížnost u předsedy polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, Polsko.

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě jednoho měsíce od jejich doručení. Žádosti přijímáme na adrese kontakt@ppwr24.eu.

Používáme výhradně soubory cookie nezbytné pro fungování webu a aplikace. Neprovádíme behaviorální analytiku, nepoužíváme reklamní pixely ani neprofilujeme návštěvníky. Z tohoto důvodu web nezobrazuje souhlasovou lištu — není žádný souhlas, o který by bylo třeba žádat.

Jazyková cookie webu (NEXT_LOCALE)

pamatuje si zvolenou jazykovou verzi; její platnost vyprší po zavření prohlížeče.

Cookie relace aplikace (ppwr24_sesja)

udržuje přihlášení; platí až dva týdny nebo do odhlášení.

Bezpečnostní cookie aplikace (ppwr24_csrf)

chrání před požadavky odesílanými z cizích stránek; platí až jeden rok.

Úložiště prohlížeče aplikace

naposledy hledané výrazy a stav sbalení postranního panelu; údaje neopouštějí prohlížeč.

Platba probíhá na stránce poskytovatele plateb Stripe, který používá vlastní soubory cookie. Při kontrole naskenovaného prohlášení může nástroj na webu stáhnout modul pro rozpoznávání textu z externího serveru CDN, který přitom vidí IP adresu prohlížeče; obsah dokumentu se neodesílá.

Soubory cookie lze smazat v nastavení prohlížeče. Smazání cookie relace způsobí odhlášení z aplikace.

Kontaktní formulář a žádost o nabídku: e-mailová adresa, název firmy, předmět a text zprávy a volitelně jméno, telefon, země, daňové identifikační číslo, plánovaný počet uživatelů a termín. Používáme je k tomu, abychom odpověděli na zprávu, připravili nabídku a doložili kontakt.

Zpráva o kontrole prohlášení: e-mailová adresa, volitelně název firmy, počet nalezených prvků a seznam chybějících. Obsah prohlášení se neodesílá — kontrola probíhá v prohlížeči.

Objednávka: fakturační údaje a učiněná prohlášení — o postavení podnikatele, přijetí obchodních podmínek a uzavření smlouvy o zpracování osobních údajů.

Při každém odeslání formuláře zaznamenáváme znění prohlášení a souhlasů, které se u něj zobrazily, informaci, zda byly zaškrtnuty, jejich verzi, datum, formulář a e-mailovou adresu, které se týkají. IP adresa se do tohoto záznamu nedostává — zpracováváme ji jednorázově, abychom omezili počet podání z jednoho zdroje.

Adresy z formulářů nezařazujeme do rozesílacího seznamu. Obchodní sdělení zasíláme pouze osobám, které zaškrtly samostatný souhlas.

• spojení s webem a aplikací je šifrováno protokolem TLS;
• hesla uchováváme výhradně v podobě kryptografických otisků a počet pokusů o přihlášení je omezen;
• přístup k údajům v aplikaci se přiděluje pomocí rolí — čtení, úpravy, vlastník — pro každou firmu zvlášť;
• přístup k serveru mají výhradně osoby, pro které je nezbytný;
• protokol událostí zaznamenává přihlášení, schválení údajů a vystavení dokumentů a nelze jej v aplikaci změnit;
• provádíme zálohy databáze a nahraných dokumentů;
• každý vystavený dokument má kontrolní součet SHA-256, což umožňuje prokázat jeho neměnnost.

O porušení zabezpečení osobních údajů, které může mít za následek vysoké riziko pro práva nebo svobody, budeme informovat subjekty údajů a dozorový úřad ve lhůtách vyplývajících z GDPR.

Zásady aktualizujeme, mění-li se rozsah zpracování, seznam zpracovatelů nebo právní předpisy. Datum poslední aktualizace je uvedeno v horní části dokumentu. O změnách podstatných pro uživatele aplikace informujeme elektronickou poštou.