Dal documento del fornitore alla dichiarazione firmata

Come funziona

Quattro passaggi, un esempio concreto e tutto quello che lungo la strada si vede sullo schermo. Senza screenshot pubblicitari: qui sotto c'è lo stesso contenuto che l'applicazione mostra sui suoi dati.

01
Carica il documento del fornitore
02
Scompone l'imballaggio in componenti
03
Vede che cosa blocca la dichiarazione
04
Emette la dichiarazione

L'esempio che seguiamo

Scatola pieghevole, 320 g, tre componenti

Attraverso tutti e quattro i passaggi seguiamo un solo imballaggio: una scatola pieghevole da spedizione, 300 × 200 × 150 mm, massa unitaria 320 grammi. Volume di 8.000 pezzi all'anno, vendita in Polonia, Germania e Repubblica Ceca. Tre componenti, tre fornitori, tre stati diversi dei documenti probatori: esattamente come si presenta nella pratica.

Imballaggio: Scatola pieghevole 300 × 200 × 150 mm
Massa unitaria: 320,0 g
Componenti: Cartone, inchiostro, adesivo
Ruolo nella filiera: Confeziona i propri prodotti

Passaggio 1

Carica il documento del fornitore

Un PDF, una scansione o una foto dal telefono. Il modello legge il documento e ne estrae i dati che serviranno nella dichiarazione: chi riguarda, che cosa riguarda, di che data è e quali valori contiene.

Che cosa carica: Una dichiarazione di conformità, un rapporto di prova, una scheda tecnica o una dichiarazione di materiale. Un file per materiale, senza rinominare nulla e senza ricopiare niente in un foglio di calcolo.
Che cosa ne estrae il sistema: Numero e data del documento, fornitore, identificativo del lotto o della colata, valori di concentrazione degli elementi e ambito coperto dal documento. Ogni valore estratto rimanda al punto preciso del file, così può verificarlo senza aprire l'originale.

Un campo vuoto resta vuoto. Se il fornitore non ha indicato il mercurio, in anagrafica compare «non indicato» e non zero: sono due informazioni completamente diverse e solo una delle due permette di firmare una dichiarazione completa.

Letto dal documento

dichiarazione-cartone-2026.pdf

PDF · 240 kB · caricato 12.05.2026

Fornitore: Fornitore di cartone (PL)
Numero del documento: OZ-2026-0431
Data di emissione: 04.03.2026
Lotto: A-7741
Piombo (Pb): < 5 mg/kg
Cadmio (Cd): < 1 mg/kg
Cromo VI: non rilevato
Mercurio (Hg): non indicato

Campo vuoto nel documento di origine

Passaggio 2

Scompone l'imballaggio in componenti

La dichiarazione si fonda sulle masse. Indica di che cosa è fatto l'imballaggio e quanto pesa ogni elemento: il resto lo calcola l'applicazione, che rifà i conti da capo a ogni modifica.

Che cosa inserisce: Componente, materiale e massa in grammi. Per la scatola: il corpo in cartone, la stampa, l'incollatura. Per un kit anche l'etichetta, il nastro e il riempitivo, se viaggiano insieme al prodotto.
Che cosa ne calcola il sistema: Il bilancio di massa e la percentuale in massa di ogni materiale, con l'arrotondamento mostrato apertamente. La somma dei componenti deve coincidere con la massa dell'imballaggio: se non coincide, l'applicazione mostra la differenza invece di assorbirla in silenzio.

Le quote entrano nel documento come sono uscite dalle masse. Nessuno scrive a mano «più o meno l'87 per cento di cartone».

Componenti dell'imballaggioQuota

Scatola279,7 g
Cartone ondulato E87,4%
Stampa29,1 g
Inchiostro flessografico9,1%
Incollatura11,2 g
Adesivo termofusibile EVA3,5%

Totale320,0 g · 100,0%

Bilancio di massa coerente con la massa dell'imballaggio

Passaggio 3

Vede che cosa blocca la dichiarazione

Le mancanze sono ordinate per quota in massa, non per data di inserimento. Prima ciò che pesa di più, perché è questo a decidere l'esito del documento: non avere il documento probatorio sull'87 per cento della massa è tutt'altra situazione che non averlo sul 3 per cento.

Che cosa vede: Tre stati per ogni materiale: documento probatorio confermato, parziale, assente. Nel caso parziale c'è scritto che cosa manca esattamente, per esempio che la dichiarazione non copre il mercurio.
Che cosa Le arriva in mano: Una lettera pronta per quel fornitore preciso, con il nome del materiale, il codice articolo e l'elenco delle voci mancanti. La invia dalla sua casella: l'applicazione non contatta i suoi fornitori al posto suo.

In questo esempio il 12,6 per cento della massa dell'imballaggio non ha un documento probatorio completo. Questo non blocca il documento: decide che la dichiarazione esce condizionata.

Stato dei documenti probatoriordinamento per quota in massa

Cartone ondulato E87,4%
Documento probatorio confermato
La dichiarazione OZ-2026-0431 del 04.03.2026 copre tutti e quattro gli elementi
Inchiostro flessografico9,1%
Documento probatorio parziale
La dichiarazione non copre il mercurio: chieda l'integrazione
Invia la richiesta al fornitore →
Adesivo termofusibile EVA3,5%
Documento probatorio assente
Richiesta inviata il 12.05.2026, il fornitore non ha risposto
Invia la richiesta al fornitore →

12,6% della massa senza documento probatorio completo → dichiarazione condizionata

Passaggio 4

Emette la dichiarazione

Il documento nasce dall'anagrafica, non da un modello da compilare. Lo vede in tempo reale mentre lavora, con la dicitura «BOZZA» finché non decide di emetterlo.

Che cosa firma: Una dichiarazione con numero, data, dati del soggetto che immette sul mercato, descrizione dell'imballaggio, quote dei materiali ed elenco dei documenti probatori su cui si fonda. Dove il documento probatorio manca, con la motivazione messa per iscritto del perché è condizionata.
Che cosa riceve insieme alla dichiarazione: La documentazione tecnica, il checksum SHA-256 del file e un'istantanea dei dati del giorno della firma. Le versioni linguistiche della stessa dichiarazione sono nel prezzo del documento: un cliente in Germania riceve lo stesso contenuto in tedesco.

Una dichiarazione emessa non si può modificare. Una correzione è una nuova versione, e quella precedente resta in archivio con la sua data: in un controllo conta ciò che ha firmato allora, non ciò che sa oggi.

Dichiarazione di conformità

N. DZ/2026/0007 · Data di emissione: 12.05.2026

Condizionata

Soggetto che immette sul mercato: [ragione sociale dall'anagrafica]
Imballaggio: Scatola pieghevole 300 × 200 × 150 mm, 320,0 g
Base giuridica: Regolamento (UE) 2025/40, art. 5

La riserva riportata nel documento

Per il componente «incollatura» (adesivo termofusibile EVA, 3,5% della massa dell'imballaggio) alla data di emissione della dichiarazione manca il documento probatorio del fornitore. Per questa parte la dichiarazione ha carattere condizionato. Richiesta del documento inviata il 12.05.2026.

Versioni linguistiche nel prezzo del documento

SHA-256 · 9f2c…d41a

Che cosa l'applicazione non fa

I limiti dello strumento

Non firma al posto suo
La dichiarazione la firma una persona autorizzata presso il soggetto che immette sul mercato. L'applicazione prepara il documento e mostra su che cosa si fonda: la decisione è sua.
Non indovina i valori
Se il documento probatorio non c'è, nel documento è scritto che non c'è. L'applicazione non completa una misura mancante con il valore tipico del materiale e non arrotonda a suo favore.
Non garantisce la conformità
Nessuno strumento può farlo, perché la conformità dipende dai fatti e non dal documento. L'applicazione risponde di una cosa sola: che il documento si fondi sui dati che ha davvero.

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