Informativa sulla privacy

Il titolare del trattamento dei dati personali è FEEGRID sp. z o.o., con sede a Lublino, ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin, Polonia, iscritta al registro degli imprenditori del Registro giudiziario nazionale polacco (KRS) con il numero 0001206934, codice fiscale e partita IVA (NIP) 9462760804, REGON 543308312.

Per qualsiasi questione relativa ai dati personali può scrivere all'indirizzo kontakt@ppwr24.eu.

I dati personali contenuti nei documenti e nei dati che il cliente inserisce nell'applicazione — per esempio i dati delle persone indicate nei documenti dei fornitori — sono trattati da FEEGRID per conto del cliente, in qualità di responsabile del trattamento, sulla base di un accordo sul trattamento dei dati. Il titolare del trattamento di tali dati è il cliente, ed è a lui che vanno rivolte le richieste relative a tali dati.

Dati dell'account

indirizzo e-mail, nome, iniziali, password sotto forma di impronta crittografica, lingua dell'interfaccia, data dell'ultimo accesso e ruolo nell'azienda.

Dati dell'azienda

denominazione, indirizzo, numero di identificazione fiscale (NIP), numero di iscrizione al registro BDO, indirizzo e-mail e telefono dell'azienda, nome e funzione della persona che firma le dichiarazioni.

Dati dell'ordine

denominazione dell'azienda, indirizzo, NIP o numero di partita IVA comunitaria, indirizzo e-mail e, facoltativamente, telefono. Lei comunica i dati della carta direttamente all'operatore dei pagamenti.

Documenti caricati dall'utente

file ricevuti dai fornitori — dichiarazioni, rapporti di prova, schede tecniche — insieme ai dati da essi estratti.

Dati dell'anagrafica

imballaggi, componenti, materiali, masse, fornitori e destinatari inseriti dall'utente.

Conversazioni con l'assistente

domande poste all'assistente nell'applicazione e relative risposte.

Registro degli eventi

accessi, compresi quelli non riusciti, con l'indirizzo IP; approvazioni dei dati estratti dai documenti; emissione delle dichiarazioni; modifiche dei permessi; esportazioni e operazioni sui file.

Moduli del sito

dati del modulo di contatto, della richiesta di offerta, del rapporto sulla verifica della dichiarazione e dell'ordine, nonché la registrazione delle dichiarazioni rese e dei consensi prestati in tali moduli.

I documenti caricati nell'applicazione riguardano materiali di imballaggio e di regola non contengono dati personali oltre ai dati di contatto delle persone che rappresentano i fornitori. Non chiediamo dati appartenenti a categorie particolari e tali dati non vanno caricati.

Erogazione del servizio

gestione dell'account e dell'anagrafica, estrazione dei dati dai documenti, emissione dei documenti — art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR, esecuzione di un contratto.

Ordine e pagamento

conclusione del contratto, gestione dell'ordine e del pagamento — art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR.

Contabilità e fatture

emissione e conservazione dei documenti contabili — art. 6, par. 1, lett. c), del GDPR, obbligo legale.

Risposta al messaggio e contatto da Lei richiesto

modulo di contatto, richiesta di offerta, rapporto sulla verifica della dichiarazione — art. 6, par. 1, lett. b), del GDPR per quanto riguarda le attività precedenti alla conclusione del contratto e, per il resto, art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR, ossia il legittimo interesse consistente nel rispondere al messaggio e nel documentare il contatto.

Comunicazioni commerciali

esclusivamente se Lei seleziona un consenso distinto — art. 6, par. 1, lett. a), del GDPR in combinato disposto con l'art. 398 della legge polacca sulle comunicazioni elettroniche (Prawo komunikacji elektronicznej).

Responsabilizzazione

conservazione della registrazione delle dichiarazioni rese e dei consensi prestati — art. 6, par. 1, lett. c) e f), del GDPR.

Sicurezza

registro degli eventi, copie di backup, limitazione del numero di tentativi di accesso e di invii dai moduli — art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR.

Tutela dei diritti

accertamento, esercizio e difesa di un diritto — art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR.

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma necessario per concludere il contratto e utilizzare l'applicazione. Senza i dati dell'azienda non è possibile emettere una dichiarazione, perché confluiscono direttamente nel documento. Può revocare il consenso alle comunicazioni commerciali in qualsiasi momento scrivendo all'indirizzo kontakt@ppwr24.eu; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

La banca dati dell'applicazione, i documenti caricati e le copie di backup sono conservati sul server su cui funzionano l'applicazione e il sito.

Da completare[DA COMPLETARE: soggetto che mette a disposizione il server e Stato in cui il server si trova]

Il contenuto dei documenti trasmessi per l'estrazione automatica e le domande poste all'assistente sono trattati dal fornitore di modelli linguistici, OpenAI. Ciò può comportare il trattamento dei dati al di fuori dello Spazio economico europeo, compresi gli Stati Uniti.

Da completare[DA COMPLETARE: base per il trasferimento dei dati al di fuori del SEE derivante dal contratto con il fornitore dei modelli (artt. 44–49 del GDPR)]

L'operatore dei pagamenti Stripe può trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo alle condizioni descritte nella propria informativa sulla privacy.

Trasmettiamo i dati esclusivamente ai soggetti di cui abbiamo bisogno per erogare il servizio:

Fornitore di modelli linguistici

OpenAI — estrazione automatica dei dati dai documenti caricati (il testo del documento oppure le immagini delle sue pagine) e risposte dell'assistente nell'applicazione (il contenuto della domanda, gli ultimi messaggi della conversazione e un riepilogo dello stato dell'anagrafica senza i nomi degli imballaggi e dei materiali).

Operatore dei pagamenti

Stripe Payments Europe, Ltd. — gestione dei pagamenti e delle fatture per gli ordini effettuati sul sito. Rispetto ai dati delle transazioni richiesti dalla normativa sui servizi di pagamento Stripe è titolare autonomo del trattamento.

Fornitore del server

manutenzione del server su cui funzionano l'applicazione e il sito, comprese le copie di backup.

Gestione dei messaggi

lo strumento che riceve i messaggi inviati tramite i moduli del sito e il fornitore di posta elettronica.

Da completare[DA COMPLETARE: denominazioni del fornitore del server, dello strumento di gestione dei messaggi e del fornitore di posta elettronica, con l'indicazione del luogo del trattamento]

I dati possono essere comunicati alle autorità pubbliche soltanto quando ciò discende da un obbligo di legge e nei limiti di una richiesta fondata su una base giuridica.

FEEGRID non utilizza i documenti né i dati inseriti nell'applicazione per addestrare né per mettere a punto modelli di intelligenza artificiale. I documenti non sono resi disponibili ad altri clienti.

Il contenuto del documento è trattato automaticamente al fine di estrarne il numero, la data, la designazione del materiale e i valori di concentrazione. L'esito dell'estrazione è una proposta: nell'anagrafica confluiscono soltanto i valori approvati dall'utente, ciascuno con il riferimento al punto del documento di origine, e l'approvazione stessa è annotata nel registro degli eventi.

Da completare[DA COMPLETARE: periodo di conservazione dei contenuti trasmessi presso il fornitore dei modelli ed esclusione del loro utilizzo per l'addestramento — da confermare nel contratto con OpenAI]

Dati dell'account, dell'azienda e dell'anagrafica, documenti e conversazioni con l'assistente

per il periodo di utilizzo del servizio e, dopo la cessazione del contratto, fino alla loro cancellazione su richiesta del cliente. L'applicazione non cancella automaticamente tali dati.

Dichiarazioni emesse

per il periodo di conservazione dei dati dell'azienda. Una dichiarazione emessa non può essere modificata né cancellata tramite l'applicazione, perché costituisce la registrazione del contenuto di un documento firmato. La dichiarazione e la documentazione tecnica vanno conservate secondo quanto richiede il regolamento.

Registro degli eventi

per il periodo di conservazione dei dati dell'azienda a cui si riferisce.

Dati contabili e fatture

5 anni a decorrere dalla fine dell'anno solare nel quale è scaduto il termine di pagamento dell'imposta.

Messaggi dai moduli e corrispondenza

fino a 24 mesi dall'ultimo messaggio relativo alla questione.

Registrazione delle dichiarazioni e dei consensi

per la durata del contratto o del consenso e, dopo la revoca del consenso o la cessazione del contratto, fino alla scadenza del termine di prescrizione dei diritti.

Copie di backup

fino a 30 giorni.

In relazione ai dati personali di cui siamo titolari del trattamento, Lei dispone dei seguenti diritti:

• il diritto di accedere ai dati e di ottenerne una copia;
• il diritto di rettifica dei dati inesatti e di integrazione di quelli incompleti;
• il diritto alla cancellazione dei dati, sempre che non vi osti un obbligo di legge, per esempio la conservazione delle fatture;
• il diritto di limitazione del trattamento;
• il diritto alla portabilità dei dati — nell'applicazione è disponibile l'esportazione dei dati dell'anagrafica in file CSV e delle dichiarazioni in file PDF;
• il diritto di opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse;
• il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• il diritto di proporre reclamo al Presidente dell'Ufficio polacco per la protezione dei dati personali (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varsavia, Polonia.

Diamo seguito alle richieste senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal loro ricevimento. Le richieste possono essere inviate all'indirizzo kontakt@ppwr24.eu.

Utilizziamo esclusivamente i cookie necessari al funzionamento del sito e dell'applicazione. Non svolgiamo analisi comportamentali, non impieghiamo pixel pubblicitari e non profiliamo i visitatori. Per questo motivo il sito non mostra alcun banner di consenso: non c'è alcun consenso da chiedere.

Cookie di lingua del sito (NEXT_LOCALE)

memorizza la versione linguistica scelta; scade alla chiusura del browser.

Cookie di sessione dell'applicazione (ppwr24_sesja)

mantiene l'accesso; valido fino a due settimane o fino alla disconnessione.

Cookie di sicurezza dell'applicazione (ppwr24_csrf)

protegge dalle richieste inviate da siti esterni; valido fino a un anno.

Memoria del browser dell'applicazione

gli ultimi termini di ricerca e l'informazione se la barra laterale è compressa; i dati non lasciano il browser.

Il pagamento avviene sulla pagina dell'operatore Stripe, che utilizza i propri cookie. Durante la verifica di una dichiarazione scansionata, lo strumento presente sul sito può scaricare un modulo di riconoscimento del testo da un server CDN esterno, che in tal caso vede l'indirizzo IP del browser; il contenuto del documento non viene inviato.

I cookie possono essere eliminati nelle impostazioni del browser. L'eliminazione del cookie di sessione comporta la disconnessione dall'applicazione.

Modulo di contatto e richiesta di offerta: indirizzo e-mail, denominazione dell'azienda, oggetto e testo del messaggio e, facoltativamente, nome, telefono, Paese, NIP, numero previsto di utenti e tempistica. Li utilizziamo per rispondere al messaggio, preparare un'offerta e documentare il contatto.

Rapporto sulla verifica della dichiarazione: indirizzo e-mail, facoltativamente denominazione dell'azienda, numero di elementi trovati ed elenco di quelli mancanti. Il contenuto della dichiarazione non viene inviato: la verifica avviene nel browser.

Ordine: dati per la fattura e dichiarazioni rese — sullo status di operatore economico, sull'accettazione dei termini e condizioni e sulla conclusione dell'accordo sul trattamento dei dati.

A ogni invio di un modulo registriamo il testo delle dichiarazioni e dei consensi che vi erano visualizzati, l'informazione se sono stati selezionati, la loro versione, la data, il modulo e l'indirizzo e-mail a cui si riferiscono. L'indirizzo IP non è incluso in tale registrazione: lo trattiamo in via temporanea allo scopo di limitare il numero di invii provenienti da un'unica fonte.

Non aggiungiamo gli indirizzi raccolti con i moduli ad alcuna lista di distribuzione. Inviamo comunicazioni commerciali soltanto alle persone che hanno selezionato un consenso distinto.

• la connessione al sito e all'applicazione è cifrata con il protocollo TLS;
• le password sono conservate esclusivamente sotto forma di impronte crittografiche e il numero di tentativi di accesso è limitato;
• l'accesso ai dati nell'applicazione è assegnato tramite ruoli — lettura, modifica, proprietario — separatamente per ciascuna azienda;
• hanno accesso al server soltanto le persone per le quali è indispensabile;
• il registro degli eventi annota gli accessi, le approvazioni dei dati e l'emissione dei documenti e non può essere modificato tramite l'applicazione;
• eseguiamo copie di backup della banca dati e dei documenti caricati;
• ogni documento emesso reca un checksum SHA-256, che consente di dimostrarne l'immutabilità.

In caso di violazione dei dati personali che possa comportare un rischio elevato per i diritti o le libertà, informeremo gli interessati e l'autorità di controllo nei termini previsti dal GDPR.

Aggiorniamo l'informativa quando cambiano l'ambito del trattamento, l'elenco dei responsabili del trattamento o la normativa. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in cima al documento. Delle modifiche rilevanti per gli utenti dell'applicazione informiamo per posta elettronica.