Zásady ochrany osobných údajov

Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť FEEGRID sp. z o.o. so sídlom v Lubline, ul. Kowalska 5/203, 20-115 Lublin, Poľsko, zapísaná v registri podnikateľov poľského Národného súdneho registra (KRS) pod číslom 0001206934, daňové identifikačné číslo (NIP) 9462760804, REGON 543308312.

Vo všetkých záležitostiach týkajúcich sa osobných údajov možno písať na adresu kontakt@ppwr24.eu.

Osobné údaje obsiahnuté v dokumentoch a údajoch, ktoré zákazník zadáva do aplikácie — napríklad údaje osôb uvedených v dokumentoch dodávateľov — spracúva spoločnosť FEEGRID v mene zákazníka ako sprostredkovateľ na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov. Prevádzkovateľom týchto údajov je zákazník a žiadosti týkajúce sa týchto údajov treba adresovať jemu.

Údaje účtu

e-mailová adresa, meno, iniciály, heslo v podobe kryptografického odtlačku, jazyk rozhrania, dátum posledného prihlásenia a rola vo firme.

Údaje firmy

názov, adresa, daňové identifikačné číslo, číslo v registri BDO, e-mailová adresa a telefón firmy, meno a funkcia osoby podpisujúcej vyhlásenia.

Údaje objednávky

názov firmy, adresa, daňové identifikačné číslo alebo IČ DPH, e-mailová adresa, voliteľne telefón. Údaje o karte zadávate priamo poskytovateľovi platieb.

Dokumenty nahraté používateľom

súbory od dodávateľov — vyhlásenia, protokoly zo skúšok, technické listy — spolu s údajmi z nich načítanými.

Údaje kartotéky

údaje o obaloch, komponentoch, materiáloch, hmotnostiach, dodávateľoch a odberateľoch, ktoré zadal používateľ.

Rozhovory s asistentom

otázky položené asistentovi v aplikácii a jeho odpovede.

Denník udalostí

prihlásenia vrátane neúspešných spolu s IP adresou; schválenia údajov načítaných z dokumentov; vystavenie vyhlásení; zmeny oprávnení; exporty a operácie so súbormi.

Formuláre webu

údaje z kontaktného formulára, dopytu na ponuku, správy z kontroly vyhlásenia a z objednávky, ako aj záznam vyhlásení urobených a súhlasov udelených v týchto formulároch.

Dokumenty nahrávané do aplikácie sa týkajú obalových materiálov a spravidla neobsahujú osobné údaje okrem kontaktných údajov osôb zastupujúcich dodávateľov. Nežiadame o údaje osobitných kategórií a nemali by sa nahrávať.

Poskytovanie služby

vedenie účtu a kartotéky, načítavanie údajov z dokumentov, vystavovanie dokumentov — čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, plnenie zmluvy.

Objednávka a platba

uzavretie zmluvy, vybavenie objednávky a platby — čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

Zúčtovanie a faktúry

vystavovanie a uchovávanie účtovných dokladov — čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, zákonná povinnosť.

Odpoveď na správu a kontakt, o ktorý žiadate

kontaktný formulár, dopyt na ponuku, správa z kontroly vyhlásenia — čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR v rozsahu krokov pred uzavretím zmluvy a v ostatnom rozsahu čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, teda oprávnený záujem spočívajúci v odpovedi na správu a zdokumentovaní kontaktu.

Obchodné informácie

výhradne vtedy, keď zaškrtnete samostatný súhlas — čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR v spojení s čl. 398 poľského zákona o elektronických komunikáciách (Prawo komunikacji elektronicznej).

Preukazovanie súladu

uchovávanie záznamu urobených vyhlásení a udelených súhlasov — čl. 6 ods. 1 písm. c) a f) GDPR.

Bezpečnosť

denník udalostí, zálohy, obmedzovanie počtu pokusov o prihlásenie a podaní z formulárov — čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Uplatňovanie nárokov

určenie, uplatňovanie a obhajoba nárokov — čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Poskytnutie údajov je dobrovoľné, ale nevyhnutné na uzavretie zmluvy a používanie aplikácie. Bez údajov firmy nemožno vyhlásenie vystaviť, pretože sa dostávajú priamo na dokument. Súhlas so zasielaním obchodných informácií môžete kedykoľvek odvolať správou na adresu kontakt@ppwr24.eu; odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred odvolaním súhlasu.

Databáza aplikácie, nahraté dokumenty a zálohy sú uložené na serveri, na ktorom beží aplikácia a web.

Na doplnenie[NA DOPLNENIE: subjekt poskytujúci server a štát, v ktorom sa server nachádza]

Obsah dokumentov odovzdávaných na automatické načítanie a otázky kladené asistentovi spracúva poskytovateľ jazykových modelov — OpenAI. Môže to znamenať spracúvanie údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, a to aj v Spojených štátoch.

Na doplnenie[NA DOPLNENIE: základ prenosu údajov mimo EHP vyplývajúci zo zmluvy s poskytovateľom modelov (čl. 44–49 GDPR)]

Poskytovateľ platieb Stripe môže spracúvať údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru za podmienok opísaných v jeho zásadách ochrany osobných údajov.

Údaje odovzdávame výhradne subjektom, ktoré potrebujeme na poskytovanie služby:

Poskytovateľ jazykových modelov

OpenAI — automatické načítavanie údajov z nahratých dokumentov (text dokumentu alebo obrázky jeho strán) a odpovede asistenta v aplikácii (text otázky, posledné správy rozhovoru a prehľad stavu kartotéky bez názvov obalov a materiálov).

Poskytovateľ platieb

Stripe Payments Europe, Ltd. — spracovanie platieb a faktúr za objednávky podané na webe. Vo vzťahu k transakčným údajom vyžadovaným predpismi o platobných službách je Stripe samostatným prevádzkovateľom.

Poskytovateľ servera

prevádzka servera, na ktorom beží aplikácia a web, vrátane záloh.

Spracovanie správ

nástroj, do ktorého prichádzajú správy odoslané cez formuláre webu, a poskytovateľ e-mailových služieb.

Na doplnenie[NA DOPLNENIE: názvy poskytovateľa servera, nástroja na spracovanie správ a poskytovateľa e-mailových služieb spolu s miestom spracúvania]

Údaje môžu byť sprístupnené orgánom verejnej moci výhradne vtedy, ak to vyplýva zo zákonnej povinnosti, a v rozsahu žiadosti opretej o právny základ.

Spoločnosť FEEGRID nepoužíva dokumenty ani údaje zadané do aplikácie na trénovanie ani na doladenie modelov umelej inteligencie. Dokumenty sa nesprístupňujú iným zákazníkom.

Obsah dokumentu sa spracúva automaticky preto, aby sa z neho načítalo číslo, dátum, označenie materiálu a hodnoty koncentrácií. Výsledok načítania je návrh: do kartotéky sa dostanú iba hodnoty schválené používateľom, každá s odkazom na miesto v zdrojovom dokumente, a samotné schválenie sa zaznamenáva v denníku udalostí.

Na doplnenie[NA DOPLNENIE: doba uchovávania odovzdaného obsahu na strane poskytovateľa modelov a vylúčenie jeho použitia na trénovanie — na potvrdenie v zmluve s OpenAI]

Údaje účtu, firmy, kartotéky, dokumenty a rozhovory s asistentom

počas používania služby a po skončení zmluvy až do ich vymazania na žiadosť zákazníka. Aplikácia tieto údaje automaticky nemaže.

Vystavené vyhlásenia

po dobu uchovávania údajov firmy. Vystavené vyhlásenie nemožno v aplikácii zmeniť ani vymazať, pretože predstavuje záznam obsahu podpísaného dokumentu. Vyhlásenie a technickú dokumentáciu treba uchovávať podľa požiadaviek nariadenia.

Denník udalostí

po dobu uchovávania údajov firmy, ktorej sa týka.

Zúčtovacie údaje a faktúry

5 rokov počítaných od konca kalendárneho roka, v ktorom uplynula lehota splatnosti dane.

Správy z formulárov a korešpondencia

do 24 mesiacov od poslednej správy vo veci.

Záznam vyhlásení a súhlasov

po dobu platnosti zmluvy alebo súhlasu a po jeho odvolaní alebo skončení zmluvy do uplynutia premlčacej lehoty nárokov.

Zálohy

do 30 dní.

V rozsahu osobných údajov, ktorých sme prevádzkovateľom, vám patria tieto práva:

• právo na prístup k údajom a na získanie ich kópie;
• právo na opravu nesprávnych údajov a doplnenie neúplných;
• právo na vymazanie údajov, ak tomu nebráni zákonná povinnosť, napríklad uchovávanie faktúr;
• právo na obmedzenie spracúvania;
• právo na prenosnosť údajov — v aplikácii je k dispozícii export údajov kartotéky do súborov CSV a vyhlásení do súborov PDF;
• právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme;
• právo kedykoľvek odvolať súhlas bez vplyvu na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním;
• právo podať sťažnosť predsedovi poľského Úradu na ochranu osobných údajov (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, Poľsko.

Žiadosti vybavujeme bezodkladne, najneskôr v lehote jedného mesiaca od ich doručenia. Žiadosti prijímame na adrese kontakt@ppwr24.eu.

Používame výhradne súbory cookie nevyhnutné na fungovanie webu a aplikácie. Nerobíme behaviorálnu analytiku, nepoužívame reklamné pixely ani neprofilujeme návštevníkov. Z tohto dôvodu web nezobrazuje lištu so súhlasom — nie je žiadny súhlas, o ktorý by bolo treba žiadať.

Jazyková cookie webu (NEXT_LOCALE)

pamätá si zvolenú jazykovú verziu; platnosť vyprší po zatvorení prehliadača.

Cookie relácie aplikácie (ppwr24_sesja)

udržiava prihlásenie; platí najviac dva týždne alebo do odhlásenia.

Bezpečnostná cookie aplikácie (ppwr24_csrf)

chráni pred požiadavkami odosielanými z cudzích stránok; platí najviac jeden rok.

Úložisko prehliadača aplikácie

naposledy vyhľadávané výrazy a stav zbalenia bočného panela; údaje neopúšťajú prehliadač.

Platba prebieha na stránke poskytovateľa platieb Stripe, ktorý používa vlastné súbory cookie. Pri kontrole naskenovaného vyhlásenia môže nástroj na webe stiahnuť modul na rozpoznávanie textu z externého servera CDN, ktorý vtedy vidí IP adresu prehliadača; obsah dokumentu sa neodosiela.

Súbory cookie možno vymazať v nastaveniach prehliadača. Vymazanie cookie relácie spôsobí odhlásenie z aplikácie.

Kontaktný formulár a dopyt na ponuku: e-mailová adresa, názov firmy, predmet a text správy a voliteľne meno, telefón, krajina, daňové identifikačné číslo, plánovaný počet používateľov a termín. Používame ich na to, aby sme odpovedali na správu, pripravili ponuku a zdokumentovali kontakt.

Správa z kontroly vyhlásenia: e-mailová adresa, voliteľne názov firmy, počet nájdených prvkov a zoznam chýbajúcich. Obsah vyhlásenia sa neodosiela — kontrola prebieha v prehliadači.

Objednávka: fakturačné údaje a urobené vyhlásenia — o postavení podnikateľa, prijatí obchodných podmienok a uzavretí zmluvy o spracúvaní osobných údajov.

Pri každom odoslaní formulára zaznamenávame znenie vyhlásení a súhlasov, ktoré sa pri ňom zobrazili, informáciu, či boli zaškrtnuté, ich verziu, dátum, formulár a e-mailovú adresu, ktorej sa týkajú. IP adresa sa do tohto záznamu nedostáva — spracúvame ju krátkodobo, aby sme obmedzili počet podaní z jedného zdroja.

Adresy z formulárov nezaraďujeme do rozosielacieho zoznamu. Obchodné informácie zasielame iba osobám, ktoré zaškrtli samostatný súhlas.

• spojenie s webom a aplikáciou je šifrované protokolom TLS;
• heslá uchovávame výhradne v podobe kryptografických odtlačkov a počet pokusov o prihlásenie je obmedzený;
• prístup k údajom v aplikácii sa prideľuje prostredníctvom rolí — čítanie, úprava, vlastník — pre každú firmu samostatne;
• prístup k serveru majú výhradne osoby, pre ktoré je nevyhnutný;
• denník udalostí zaznamenáva prihlásenia, schválenia údajov a vystavenie dokumentov a nemožno ho v aplikácii zmeniť;
• vytvárame zálohy databázy a nahratých dokumentov;
• každý vystavený dokument má kontrolný súčet SHA-256, čo umožňuje preukázať jeho nemennosť.

O porušení ochrany osobných údajov, ktoré môže viesť k vysokému riziku pre práva alebo slobody, budeme informovať dotknuté osoby a dozorný orgán v lehotách vyplývajúcich z GDPR.

Zásady aktualizujeme, keď sa mení rozsah spracúvania, zoznam sprostredkovateľov alebo právne predpisy. Dátum poslednej aktualizácie je uvedený v hornej časti dokumentu. O zmenách podstatných pre používateľov aplikácie informujeme elektronickou poštou.