Jak poprosić dostawcę o dowód

Zbieranie dowodów jest najdłuższym etapem całej pracy. Dostawcy odpowiadają w tygodniach, nie w godzinach, a pierwsze pismo trafia zwykle do handlowca, który widzi taką prośbę pierwszy raz w życiu. Dobrze napisana prośba skraca tę drogę o połowę.

1. Wygeneruj pismo w aplikacji#

Przy każdym materiale ze statusem dowód częściowy albo brak dowodu jest przycisk „Wyślij prośbę do dostawcy". Aplikacja składa treść z danych, które już ma:

• nazwę materiału i Twój indeks, jeśli go podałeś,
• nazwę dostawcy,
• listę brakujących pozycji — konkretnie, których pierwiastków albo informacji brakuje,
• podstawę prawną: art. 5 rozporządzenia (UE) 2025/40.

Treść możesz skopiować do schowka albo pobrać jako plik i wysłać z własnej skrzynki.

2. Wyślij ją do właściwej osoby#

Handlowiec zwykle nie ma tych dokumentów. Ma je dział jakości, technolog albo dział zgodności. Najskuteczniejszy schemat to wysłać pismo do handlowca z prośbą o przekazanie do działu jakości i dodać zdanie o terminie.

3. Poproś o konkret, nie o „dokumentację"#

Prośba o „dokumentację PPWR" wraca z katalogiem produktów. Prośba o cztery pozycje wraca z czterema pozycjami:

4. Zapisz wysyłkę w aplikacji#

Po wysłaniu kliknij „Oznacz jako wysłane" i wpisz datę. Ta data trafia potem do uzasadnienia deklaracji warunkowej: „prośba o dokument wysłana 12.05.2026, brak odpowiedzi na dzień wystawienia". Przy kontroli to jest różnica między firmą, która czegoś nie ma, a firmą, która o to wystąpiła i to udokumentowała.

5. Gdy dostawca odmawia albo milczy#

Odmowa zdarza się najczęściej przy imporcie spoza UE — dostawca nie podlega rozporządzeniu i nie widzi powodu, żeby cokolwiek wystawiać. Masz wtedy trzy drogi:

1. Zamów badanie materiału w laboratorium. Koszt jest realny, ale dowód jest wtedy Twój i nie zależy od niczyjej dobrej woli.
2. Zmień dostawcę na takiego, który dokumenty ma. Przy ponownym zamówieniu to argument negocjacyjny, nie prośba.
3. Wystaw deklarację warunkową z zapisanym brakiem i wróć do sprawy, gdy sytuacja się zmieni.

6. Gdy dowód przyjdzie#

Wgraj plik przy tym samym materiale. Status zmienia się na dowód potwierdzony, a aplikacja pokazuje, które deklaracje mogą teraz zostać wystawione jako pełne. Nowa wersja dokumentu nie kosztuje drugi raz — wersjonowanie deklaracji jest w cenie dokumentu.